عقود الإيجار
عقود الإيجار هي السجل المحوري في إدارة التأجير. يتتبع كل عقد اتفاقًا مع عميل — المعدات المنتشرة في موقعه، وجدول الخدمة الدوري، والرسوم المفروضة عن كل فترة، ومندوب المبيعات المسؤول عن الحساب. ويمر العقد بدورة حياة محددة (مسودة، نشط، موقوف، منتهي) مع سجل تدقيق كامل.
قائمة عقود الإيجار
انتقل إلى إدارة التأجير > عقود الإيجار.
يعرض جدول البيانات جميع العقود بالأعمدة التالية:
- رقم العقد: المعرّف الفريد (مثل
RENT-2024-00001)، ويُولَّد تلقائيًا من تسلسل الأرقام المهيأ. - اسم الزبون: العميل الذي أُبرم معه هذا العقد.
- الحالة: حالة دورة الحياة الحالية — مسودة (رمادي) أو نشط (أخضر) أو موقوف (كهرماني) أو منتهي (أحمر).
- مندوب المبيعات: الوكيل المسؤول عن هذا العقد. ويمكن تغييره مباشرة من القائمة باستخدام القائمة المنسدلة داخل الصف.
- تاريخ البدء: تاريخ بدء فترة الإيجار.
- رسوم الإيجار: الرسوم المفروضة عن كل فترة خدمة.
- عدد الأجهزة: عدد وحدات المعدات المشمولة في هذا العقد.
- نوع الفترة: نمط تكرار زيارات الخدمة (مثل شهري وأسبوعي ويومي).
- قيمة الفترة: مضاعف الفترة (مثل
1لكل شهر، و2لكل أسبوعين). - تاريخ الإنشاء: تاريخ إنشاء العقد في النظام.
إجراءات شريط الأدوات
- عقد جديد: يفتح النموذج لإنشاء عقد جديد.
- تفعيل: يفعّل العقد (أو العقود) المحدد الذي في حالة مسودة أو موقوف.
- تعليق: يوقف العقد (أو العقود) النشط المحدد.
- إنهاء: ينهي العقد (أو العقود) المحدد.
- طباعة الاتفاقية: يُنشئ ملف PDF للعقد المحدد ويُنزّله.
تدعم الإجراءات تفعيل وتعليق وإنهاء العمليات الجماعية — حدّد عدة عقود باستخدام مربعات الاختيار في العمود الأول.
التصفية
اختر أيقونة التصفية في أعلى الصفحة لفتح لوحة الفلاتر:
- العميل: التصفية حسب عميل محدد.
- نوع الفترة: التصفية حسب نمط التكرار (مثل شهري وأسبوعي).
- تاريخ البدء (من / إلى): التصفية حسب نطاق تاريخ البدء.
- تاريخ الإنشاء (من / إلى): التصفية حسب نطاق تاريخ الإنشاء.
اختر تطبيق الفلاتر لتحديث القائمة. واختر أيقونة التحديث أعلى اللوحة لمسح جميع الفلاتر.
إنشاء عقد إيجار
انتقل إلى إدارة التأجير > عقود الإيجار، ثم اختر عقد جديد.
املأ علامة التبويب عام:
- العميل: اختر العميل من القائمة المنسدلة. يؤدي ذلك إلى تعبئة اسم الزبون وهاتف العميل وعنوان العميل تلقائيًا.
- تاريخ البدء: تاريخ بدء فترة الإيجار.
- نوع الفترة: نمط تكرار زيارات الخدمة (مثل شهري وأسبوعي ويومي).
- قيمة الفترة: المضاعف (مثل
1= كل فترة، و2= فترة بعد فترة). - رسوم الإيجار: الرسوم المفروضة عن كل فترة.
- الوكيل (اختياري): مندوب المبيعات المسؤول عن هذا العقد.
- الموقع المصدر: المستودع الذي ستُصرف منه الوحدات عند تفعيل العقد.
- قالب التذكرة (اختياري): قالب تذكرة يُربط لتوليد تذاكر الخدمة تلقائيًا.
- ملاحظات (اختياري): ملاحظات داخلية حول العقد.
- الشروط والأحكام (اختياري): شروط العقد التي تظهر في العقد المطبوع.
انتقل إلى علامة التبويب الوحدات لإضافة المعدات:
- اختر إضافة لإدراج صف جديد.
- لكل وحدة، املأ: الصنف (من المخزون) ووحدة القياس والكمية والرقم التسلسلي (اختياري للأصناف السائبة) وموقع التركيب (اختياري).
- كرّر ذلك لكل قطعة من المعدات المشمولة في العقد.
اختر حفظ. يُنشأ العقد في حالة مسودة.
إذا حددت خيار التفعيل عند الإنشاء، فسيُحفظ العقد ويُفعَّل في خطوة واحدة — وتُصرف الوحدات من المخزون فورًا.
تفاصيل العقد
اختر أي عقد من القائمة لفتح صفحة تفاصيله. يعرض رأس الصفحة رقم العقد واسم العميل وشارة الحالة. ويُنظَّم المحتوى في ثلاث علامات تبويب.
علامة التبويب "عام"
معلومات العقد
- رقم الزبون: رقم حساب العميل.
- اسم الزبون: اسم العميل.
- هاتف العميل: رقم هاتف العميل.
- عنوان العميل: عنوان العميل.
- تاريخ البدء: تاريخ بدء فترة الإيجار.
- نوع الفترة: نمط التكرار (مثل شهري وأسبوعي).
- قيمة الفترة: مضاعف الفترة.
- رسوم الإيجار: الرسوم المفروضة عن كل فترة.
- اسم الوكيل: مندوب المبيعات المعيّن.
- قالب التذكرة: قالب التذكرة المرتبط لتذاكر الخدمة التلقائية.
- الموقع المصدر: المستودع الذي صُرفت منه الوحدات.
- تاريخ الإنشاء: تاريخ إنشاء العقد.
- ملاحظات: الملاحظات الداخلية.
- الشروط والأحكام: شروط العقد.
جدول الزيارات (يظهر فقط بعد التفعيل)
- تاريخ الزيارة القادمة: زيارة الخدمة المجدولة التالية.
- تاريخ آخر زيارة: أحدث زيارة مكتملة.
- الجدولة مفعّلة: ما إذا كان الجدول الدوري نشطًا حاليًا. ويُعطَّل عند إيقاف العقد.
علامة التبويب "الوحدات"
تعرض جميع المعدات المنتشرة بموجب هذا العقد:
- رقم الصنف: رمز صنف المخزون (مثل
DIFF-COLD-001). - اسم الصنف: وصف الصنف (مثل ناشر هواء بارد تجاري - كبير).
- وحدة القياس: وحدة القياس (مثل قطعة).
- الكمية: عدد الوحدات المنتشرة من هذا الصنف.
- الرقم التسلسلي: الرقم التسلسلي للمعدة، إن وُجد.
- موقع التركيب: مكان تركيب الوحدة في موقع العميل (مثل ردهة المدخل الرئيسي).
- تاريخ التعيين: تاريخ إضافة الوحدة إلى هذا العقد.
لإضافة وحدات أو إزالتها، اختر تعديل في شريط الأدوات، ثم استخدم عناصر التحكم بالإضافة/الحذف في الجدول.
تؤدي إضافة وحدات إلى عقد نشط أو موقوف أو إزالتها منه إلى إنشاء حركات مخزون. فالوحدات المضافة تُصرف من المستودع المصدر، والوحدات المزالة تُعاد إليه. أما في العقد الذي في حالة مسودة، فلا تؤثر الوحدات في المخزون حتى التفعيل.
علامة التبويب "السجل"
سجل تدقيق غير قابل للتعديل يعرض كل تغيير في الحالة:
- الحالة: الحالة التي انتقل إليها العقد.
- السبب: سبب التغيير (مثل تم إنشاء العقد وتم تركيب الوحدات وتفعيل العقد).
- التاريخ: تاريخ التغيير ووقته.
تفعيل عقد إيجار
ينقل التفعيلُ العقدَ من حالة مسودة (أو موقوف) إلى نشط. اختر تفعيل من شريط الأدوات.
عند التفعيل، يقوم النظام بما يلي:
- صرف جميع الوحدات المدرجة من مستودع الموقع المصدر في المخزون. وعند استئناف عقد موقوف، لا يُصرف شيء مرة أخرى — فالوحدات لم تغادر موقع العميل قط.
- إنشاء جدول الزيارات الدوري بناءً على الفترة المهيأة.
- تسجيل تغيير الحالة في علامة التبويب السجل.
يجب أن يحتوي العقد على وحدة واحدة على الأقل وأن يكون له موقع مصدر معيّن قبل أن يمكن تفعيله.
إيقاف عقد إيجار
يوقف التعليقُ العقدَ النشط مؤقتًا دون إنهائه — إذ تبقى الوحدات في موقع العميل، لكن جدول الزيارات يُعطَّل.
اختر تعليق من شريط الأدوات وأدخل سببًا للإيقاف (مطلوب). ولاستئناف الخدمة، فعّل العقد مرة أخرى.
إنهاء عقد إيجار
ينهي الإنهاءُ العقدَ نهائيًا.
اختر إنهاء من شريط الأدوات، ثم أدخل تاريخ الإنهاء والسبب (كلاهما مطلوب).
عند الإنهاء، تُعاد جميع الوحدات المدرجة في العقد إلى مستودع الموقع المصدر في المخزون. وتبقى الوحدات مدرجة في العقد للرجوع إليها.
لا يمكن إعادة تفعيل العقد المنتهي. ويبقى في النظام للرجوع إليه تاريخيًا مع شارة منتهي حمراء.
تعيين مندوب مبيعات
اختر تعيين وكيل من شريط أدوات صفحة التفاصيل (أو استخدم القائمة المنسدلة داخل الصف في صفحة القائمة)، ثم اختر الوكيل. يكون الوكيل المعيّن مسؤولًا عن العلاقة مع العميل، ويتلقى أي تذاكر خدمة تُولَّد تلقائيًا ومرتبطة بهذا العقد.
إعادة جدولة زيارة
من صفحة تفاصيل عقد نشط، اختر إعادة جدولة الزيارة، ثم اختر تاريخ الزيارة الجديد ووقتها. ويُحدَّث تاريخ الزيارة القادمة في قسم جدول الزيارات وفقًا لذلك.