تسلسلات الأرقام
صفحة إعداد تسلسلات الأرقام مكوّن أساسي في بنية النظام. فهي تتحكم في التوليد التلقائي لمعرّفات فريدة ومتتالية ومنسقة بدقة لكل سجل معاملة وكل كيان من البيانات الرئيسية في جميع الوحدات (مثل توليد CUST-000001 لعميل جديد أو INV-2026-00045 لفاتورة مبيعات).
ويضمن وضع استراتيجية متينة لتسلسلات الأرقام سجل تدقيق صارمًا، ويمنع تكرار المستندات، ويوائم سجلات النظام مع نظام تسمية ملفاتك الورقية.
الوصول إلى تسلسلات الأرقام
انتقل إلى إدارة المؤسسة > تسلسلات الأرقام.
يعرض العرض الرئيسي جدولًا شاملًا لجميع التسلسلات المهيأة في منشأتك القانونية. ويوضح الجدول الاسم للتسلسل، والتنسيق الخاص به، والحدود الرقمية (الأصغر والأكبر)، والقيمة التالية التي ستُصدر، والحالة التشغيلية الحالية.
إنشاء تسلسل أرقام جديد
انقر على زر + جديد في شريط الإجراءات لتعريف تسلسل جديد.
المعلومات الأساسية
يحدد هذا القسم الهوية الأساسية للتسلسل وسلوكه.
- الاسم: معرّف وصفي للتسلسل (مثل
CustomerوGL-JournalوFree-Text-Invoice). - التنسيق: القالب الأبجدي الرقمي الذي يحدد طريقة تكوين المعرّف.
- استخدم رمز
#للدلالة على الجزء الرقمي الذي يزداد تلقائيًا. - أمثلة:
CUST-######سيولّدCUST-000001وCUST-000002.INV-(####)سيولّدINV-(0001).
- استخدم رمز
- القيمة الحالية: تشير إلى آخر رقم تم توليده واعتماده بنجاح. وبالنسبة لتسلسل جديد تمامًا، تكون القيمة الافتراضية عادةً
0. - القيمة التالية: تشير إلى القيمة الرقمية التي ستُصدر عند الطلب التالي. وتكون القيمة الافتراضية عادةً
1للتسلسل الجديد.
البادئة واللاحقة الأبجدية الرقمية في قالب التنسيق ثابتتان تمامًا. ولا يزداد إلا الجزء المكوّن من رموز #. احرص على تخصيص عدد كافٍ من رموز # لاستيعاب حجم معاملاتك على المدى الطويل حتى لا ينفد التسلسل (مثلًا، يسمح ###### بـ 999,999 سجلًا فريدًا).
تفاصيل تسلسل الأرقام ومراجعه
عند فحص تسلسل أرقام موجود (بالنقر على سجل في الجدول)، تعرض الواجهة قسمين مهمين إضافيين إلى جانب المعلومات الأساسية.
المراجع
جدول المراجع للقراءة فقط، ويعرض بالضبط أين يرتبط هذا التسلسل حاليًا ضمن محددات وحدات النظام.
- الوحدة: نطاق العمل العام (مثل
الحسابات المدينةودفتر الأستاذ العام). - نوع البيانات: الكيان أو نوع المعاملة المحدد الذي يستخدم التسلسل (مثل
العملاءوترحيل اليومية العامة).
لا يمكنك حذف تسلسل أرقام أو إجراء تعديلات جوهرية على تنسيقه إذا كان مرتبطًا فعليًا بمرجع في المحددات. إذ يُقفل التسلسل للحفاظ على سلامة المراجع في الوحدة المرتبطة.
معلومات التدقيق
يوفر هذا القسم سجلًا ثابتًا للنظام يوضح متى أُنشئ التسلسل ومتى عُدّل لاحقًا، مع معرّفات المستخدمين (أنشئ بواسطة وعُدّل بواسطة) والطوابع الزمنية، بما يلبي متطلبات التدقيق التقني الصارمة.