هويات الموظفين

الهويات الخاصة بالموظف هي الوثائق الرسمية التي يحملها — الهوية الوطنية، وجواز السفر، ورخصة القيادة، وتصريح الإقامة — مع النسخ الممسوحة ضوئيًا من تلك الوثائق. وحفظها في سجل الموظف يعني أن الموارد البشرية تستطيع التأكد من رقم بنظرة واحدة، ورؤية الوثائق التي توشك على الانتهاء، وفتح النسخة الممسوحة دون البحث في المجلدات المشتركة.

تأتي أنواع الوثائق، وطريقة كتابة أرقامها، من أنواع الهويات. عرّفها أولًا.

الوصول إلى هويات موظف

1. انتقل إلى الموارد البشرية > إدارة الموظفين > الموظفون.
2. اختر صف الموظف.
3. اختر الهويات في شريط الأدوات.

يمكنك أيضًا فتح سجل الموظف واختيار الهويات في شريط أدواته. وتُظهر منطقة عنوان الصفحة اسم الموظف ورقمه الوظيفي حتى تعرف دائمًا وثائق من تنظر إليها.

تتاح الهويات للمستخدمين الذين مُنحوا صلاحية الوصول إليها. أما المستخدمون الذين يمكنهم عرضها فقط فيرون الوثائق ويمكنهم تنزيل النسخ الممسوحة، لكن لا تُعرض لهم إجراءات إضافة وتعديل وحذف ولا رفع الملفات.

اختيار التخطيط

تقدم الصفحة تخطيطين للمعلومات نفسها. اختر عرض الجدول أو العرض المقسّم في طرف شريط الأدوات للتبديل؛ ويتذكر النظام اختيارك.

العرض المقسّم

التخطيط الافتراضي. تُسرد وثائق الموظف في لوحة القائمة، وتُظهر كل وثيقة نوعها ورقمها وحالتها وعدد ملفاتها، مع مربع بحث فوقها. وتملأ الوثيقة المختارة لوحة التفاصيل بحقولها وقائمة مرفقاتها ومعاينة للملف المفتوح — فتستطيع قراءة الوثيقة دون أي نقرات إضافية.

عرض الجدول

جدول بصف لكل وثيقة: النوع والرقم وتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء والوصف والحالة وعدد الملفات. ويؤدي اختيار صف إلى فتح جزء بجانبه يعرض حقول الوثيقة ومرفقاتها. استخدم المرفقات في شريط الأدوات، أو زر الإغلاق في أعلى الجزء، لإخفائه أو إظهاره. اسحب الحافة الداخلية للجزء لتغيير حجمه؛ ويُحفَظ العرض. وعلى الهاتف يُفتح الجزء بملء الشاشة.

يناسب عرض الجدول الموظفين الذين لديهم وثائق كثيرة أو عندما تريد استعراض الحالات في عمود واحد؛ ويناسب العرض المقسّم العمل على وثيقة واحدة ونسخها الممسوحة.

فهم الحالة

تحمل كل وثيقة حالة تُحتسب من تاريخ انتهائها:

• بلا انتهاء: ليس للوثيقة تاريخ انتهاء.
• ساري: تنتهي بعد أكثر من 30 يومًا من الآن.
• ينتهي خلال n أيام: تنتهي خلال الأيام الثلاثين القادمة، أو اليوم.
• منتهي: انقضى تاريخ الانتهاء.

ويتلقى الموظف أيضًا إشعارًا قبل 30 يومًا من انتهاء الوثيقة، ومرة أخرى قبل 7 أيام، وفي يوم انتهائها، حتى لا تفوت مواعيد التجديد.

إضافة هوية

1. اختر إضافة في شريط الأدوات. في عرض الجدول يظهر صف جديد في أعلى الجدول؛ وفي العرض المقسّم يظهر إدخال هوية جديدة في القائمة، مع نموذج فارغ في لوحة التفاصيل.
2. املأ الحقول:
   • النوع: نوع الوثيقة. يُختار الآن ولا يمكن تغييره لاحقًا.
   • الرقم: رقم الوثيقة. يُتحقق منه وفق قواعد النوع، ويعرض النموذج التنسيق المتوقع تحت الحقل. تُزال المسافات من الطرفين وتُخزَّن الأحرف بأحرف كبيرة.
   • تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء: اختياريان. لا يمكن أن يسبق تاريخ الانتهاء تاريخ الإصدار.
   • الوصف: ملاحظات اختيارية، مثل جهة الإصدار.
3. اختر حفظ. واختر إلغاء لتجاهل الإدخال.

أثناء الإضافة أو التعديل، تكون إجراءات شريط الأدوات الأخرى ومبدّل التخطيط وقائمة الوثائق غير متاحة، حتى لا يضيع تعديل جارٍ عن طريق الخطأ.

معلومات

لا يمكن للموظف أن يحمل الرقم نفسه مرتين للنوع نفسه. وإذا كان النوع معلَّمًا بـفريد بين الموظفين، فلا يمكن أيضًا تسجيل الرقم لأي موظف آخر.

تُرفق النسخ الممسوحة بعد حفظ الهوية — راجع إرفاق الملفات.

تعديل هوية

1. اختر الوثيقة، ثم تعديل في شريط الأدوات. في عرض الجدول يصبح صفها قابلًا للتعديل؛ وفي العرض المقسّم تصبح حقولها قابلة للتعديل في مكانها.
2. غيّر الرقم أو التواريخ أو الوصف. أما النوع فثابت.
3. اختر حفظ، أو إلغاء للإبقاء على القيم الأصلية.

إرفاق الملفات

أرفق نسخًا ممسوحة أو صورًا للوثيقة بهويتها.

1. اختر الهوية.
2. اسحب الملفات إلى أفلت الملفات هنا أو تصفّح، أو اختره لاختيار ملفات من جهازك. يمكن إضافة عدة ملفات دفعة واحدة.

قواعد المرفقات:

• تُقبل ملفات PDF وJPEG وPNG فقط، بحجم أقصاه 10 ميغابايت لكل ملف و10 ملفات لكل هوية. ويُفحص محتوى الملف، لا اسمه فقط، فإعادة تسمية الملف لا تجعله مقبولًا.
• تُتخطى الملفات التي لا تستوفي القواعد مع رسالة تذكر اسم الملف والسبب؛ أما الملفات الأخرى فتُرفع.

يُظهر كل مرفق اسمه وحجمه وتاريخ إضافته، مع أزرار تنزيل وكذلك حذف إذا كان مسموحًا لك بإدارة الهويات. ويطلب حذف الملف تأكيدًا ولا يمكن التراجع عنه.

معاينة ملف

• في العرض المقسّم، يُعرض الملف المختار بجانب الوثيقة. اختر ملفًا آخر في القائمة لتبديل المعاينة.
• في عرض الجدول، اختر ملفًا في الجزء لفتحه في نافذة معاينة، تحتوي أيضًا على زر تنزيل.

حذف هوية

1. اختر الوثيقة، ثم حذف.
2. أكّد الإجراء في مربع الحوار.

تحذير

يؤدي حذف هوية إلى إزالة سجل الوثيقة وجميع مرفقاتها نهائيًا. ولا يمكن التراجع عن ذلك.

معلومات

تُضمَّن المرفقات في النسخ الاحتياطية للنظام، فتُحمى النسخ الممسوحة مع بقية بياناتك. راجع النسخ الاحتياطية لقاعدة البيانات.