أسماء اليوميات
يحدد إعداد أسماء اليوميات القوالب الأساسية المستخدمة لإنشاء اليوميات المحاسبية ومعالجتها وترحيلها. ويجب أن يرتبط كل قيد يومية في النظام باسم يومية محدد، يحدد بصرامة سلوكه الأساسي وتسلسل ترقيمه والقيم الافتراضية لإدخال بياناته.
المتطلبات المسبقة
- إعداد دفتر الأستاذ
- تسلسلات الأرقام: قبل تهيئة أسماء اليوميات، يجب التأكد من إنشاء تسلسلات الأرقام المناسبة في إدارة المؤسسة > تسلسلات الأرقام لتنظيم ترقيم السندات.
إنشاء اسم يومية
- انتقل إلى دفتر الأستاذ العام > إعداد اليومية > أسماء اليوميات.
- اختر جديد من جزء الإجراءات.
- في حقل الاسم، أدخل معرّفًا موجزًا وفريدًا (مثل
Purchase Invoices). - في حقل الوصف، قدّم شرحًا واضحًا للغرض التجاري من اليومية.
معلومات اسم اليومية
تضم علامة التبويب السريعة معلومات اسم اليومية المحددات الأساسية التي تحكم سلوك اليوميات المنشأة تحت هذا الاسم.
الإعدادات العامة
- نوع اليومية: يحدد العملية التجارية التي تدعمها اليومية. واختيار النوع الصحيح أمر بالغ الأهمية، لأنه يفعّل عمليات تحقق وميزات خاصة بكل وحدة.
- يومي: للتسويات الاعتيادية في دفتر الأستاذ العام والقيود اليدوية.
- مدفوعات العملاء: يُستخدم تحديدًا لمعالجة المقبوضات في الحسابات المدينة.
- مدفوعات الموردين: يُستخدم تحديدًا لمعالجة المدفوعات في الحسابات الدائنة.
- فاتورة الشراء، وتسوية الضريبة، وصرف الرواتب، وغيرها.
- خاص لمجموعة المستخدمين: إذا عُبّئ، يقصر استخدام اسم اليومية هذا على أعضاء مجموعة المستخدمين المحددة حصرًا، موفرًا طبقة أساسية من الأمان الداخلي والفصل بين المهام.
توليد السندات وترقيمها
أرقام السندات هي معرّفات التدقيق التسلسلية الثابتة للمعاملات المرحّلة.
- سلسلة القسائم: تربط اليومية بتسلسل أرقام معرّف مسبقًا (مهيأ في وحدة إدارة المؤسسة). ويولّد هذا التسلسل أرقام السندات تلقائيًا عند إضافة السطور إلى اليومية.
- استراتيجية إنشاء القسائم: تحدد المحفّز الدقيق لسحب رقم سند جديد من التسلسل:
- مرتبط بالرصيد: يُولَّد رقم سند جديد تلقائيًا في اللحظة التي يتساوى فيها مجموع المدين والدائن لسطور السند الحالي (أي يصبح الفرق صفرًا). ويشير هذا التوازن إلى انتهاء معاملة وبداية أخرى ضمن دفعة اليومية نفسها.
- يدوي: لا تُسحب أرقام السندات تلقائيًا؛ ويتحمل المستخدم مسؤولية إدخالها يدويًا.
- رقم قسيمة واحد فقط: تشترك جميع سطور دفعة اليومية في رقم سند واحد متطابق، بغض النظر عن حالة التوازن.
إعدادات الحساب المقابل الافتراضي
تسرّع تهيئة الحسابات المقابلة الافتراضية عملية إدخال البيانات بشكل كبير من خلال تعبئة سطر القيد المقابل تلقائيًا.
- نوع الحساب المقابل الافتراضي: يحدد تصنيف الدفتر الفرعي أو دفتر الأستاذ للحساب المقابل (مثل دفتر الأستاذ وبنك والعميل والمورد).
- الحساب المقابل الافتراضي: يحدد الحساب الدقيق المستخدم بوصفه الحساب المقابل الافتراضي.
- هل الحساب المقابل ثابت: عند تفعيله، يفرض النظام بصرامة استخدام الحساب المقابل الافتراضي المحدد. ويُمنع مدخلو البيانات من تجاوز الحساب المقابل أو تعديله أثناء إدخال اليومية، مما يضمن الالتزام الصارم بقواعد الترحيل المحددة مسبقًا.