فواتير الدفعات المقدمة

تُصدر فاتورة الدفعة المقدمة على العميل مقابل عربون على فاتورة مبيعات محددة مرحّلة بالفعل — أي نسبة أو مبلغ ثابت يُحصَّل مقدمًا، قبل أن يدفع العميل رصيد الفاتورة نفسها. وتُنشأ مباشرة من فاتورة المبيعات التي تضمنها؛ ولا يوجد مسار عربون مستقل في أمر المبيعات.

الإعداد

يجب تهيئة أمرين قبل إمكانية ترحيل فاتورة دفعة مقدمة:

حساب إيرادات غير مكتسبة. انتقل إلى إدارة المخزون > الإعدادات > ملفات تعريف ترحيل المخزون، وافتح علامة التبويب فاتورة البيع، واختر نوع الترحيل دفعة مقدمة من العميل. أضف صفًا — عادةً بقيمة رمز الصنف = All، لأن الدفعة المقدمة غير مرتبطة بصنف محدد — واضبط حساب دفتر الأستاذ على حساب الالتزام (الإيرادات غير المكتسبة / ودائع العملاء) الذي يجب أن يُرحَّل إليه الطرف الدائن للدفعة المقدمة. راجع ملفات تعريف ترحيل المخزون لتسلسل المطابقة (Table ← Group ← All) الذي يشترك فيه هذا الملف مع كل نوع ترحيل آخر في علامة التبويب نفسها.

هذا حساب التزام، لا حساب إيرادات

يقع دفعة مقدمة من العميل في علامة التبويب فاتورة البيع نفسها مع الإيرادات والخصم وأنواع الترحيل الأخرى المتعلقة بالبيع، لكنه ليس إيرادًا — بل إيراد غير مكتسب، أي التزام، إلى أن تُطبَّق الدفعة المقدمة لاحقًا على فاتورة نهائية. وربطه بحساب إيراداتك المعتاد سيعترف بالدخل قبل اكتسابه فعليًا.

تسلسلات الأرقام. انتقل إلى الحسابات المدينة > الإعدادات > محددات الحسابات المدينة، وافتح علامة التبويب تسلسلات الأرقام، وعيّن تسلسل أرقام لكل من مراجع الدفعة المقدمة الأربعة: فاتورة الدفعة المقدمة، وسند فاتورة الدفعة المقدمة، وعكس فاتورة الدفعة المقدمة، وسند عكس فاتورة الدفعة المقدمة. ويهم المرجعان الأخيران حتى لو لم تنشئ عكسًا يدويًا قط — إذ تُنشئ كل فاتورة دفعة مقدمة مسوّاة عكسًا تلقائيًا (راجع "التسوية والتطبيق التلقائي" أدناه)، ويحتاج إلى رقمه وتسلسل سنده الخاصين ليُرحَّل.

إنشاء مقترح دفعة مقدمة

افتح فاتورة مبيعات مرحّلة، ومن مجموعة إجراءات الدفعة المقدمة فيها، اختر مقترح الدفعة المقدمة.

يعرض مربع حوار المقترح:

• المبلغ الإجمالي: المبلغ الإجمالي لفاتورة المبيعات نفسها (للقراءة فقط) — وتُحسب الدفعة المقدمة دائمًا على أساسه.
• نوع الدفعة المقدمة: نسبة مئوية أو ثابت.
• قيمة الدفعة المقدمة: نسبة مئوية (إذا كان النوع نسبة مئوية) أو مبلغ مباشر (إذا كان النوع ثابتًا).
• إجمالي مبلغ الدفعة المقدمة: يُحسب تلقائيًا أثناء الكتابة، ويُقيَّد بإجمالي الفاتورة نفسها — فلا يمكنك اقتراح دفعة مقدمة أكبر من الفاتورة نفسها.

اختر إرسال. يُنشئ ذلك فاتورة دفعة مقدمة جديدة، مرتبطة بفاتورة المبيعات برقمها، وينقلك إلى صفحة تفاصيلها.

فاتورة الدفعة المقدمة

تعرض علامة التبويب الرأس في فاتورة الدفعة المقدمة العميل (الاسم، حساب الفاتورة)، والتاريخ الخاص بها ورقم فاتورة الدفعة المقدمة، وحالة الدفعة المقدمة، والعملة، والمبلغ الإجمالي، والمبلغ المطبق، والمبلغ المتاح، ومطبق بالكامل. وتعرض علامة التبويب السطور السطر الوحيد الذي يحمل مبلغ الدفعة المقدمة.

اختر ترحيل لترحيلها. ولا يمكن التراجع عن الترحيل — إذ لا يعود بالإمكان تعديل الفاتورة أو حذفها بعد ذلك.

لا يُحدَّد حساب الإيرادات غير المكتسبة في الفاتورة نفسها

خلافًا لسطر فاتورة المبيعات، لا تتيح لك فاتورة الدفعة المقدمة اختيار حساب ترحيل أو فئة مباشرة. إذ يُحدَّد الطرف الدائن دائمًا عبر سطر دفعة مقدمة من العميل في ملف تعريف ترحيل المخزون المهيأ أعلاه (دون صنف أو فئة محددة) — هيّئه مرة واحدة، وستُرحَّل عبره كل فاتورة دفعة مقدمة.

سيناريوهات ترحيل الدفعة المقدمة من العميل

دورة الحياة الكاملة، موضحة بأرقام مقرّبة. يطلب عميل بضائع بقيمة 10,000 دولار؛ وتتفقان على تحصيل 30% (3,000 دولار) مقدمًا بوصفها دفعة مقدمة.

1. ترحيل فاتورة مبيعات بمبلغ 10,000 دولار — الترحيل الاعتيادي لـفاتورة المبيعات: يُعترف بالإيرادات وتُنشأ ذمة العميل المدينة بالمبلغ الكامل، تمامًا كما هو موضح في ذلك الدليل.

2. مقترح الدفعة المقدمة وفاتورة الدفعة المقدمة. من فاتورة المبيعات المرحّلة، يُنتج مقترح دفعة مقدمة بنسبة 30% فاتورة دفعة مقدمة بمبلغ 3,000 دولار. ويُنشئ ترحيلها:

الحساب	مدين	دائن	نوع الترحيل
الحسابات المدينة (حساب ملف ترحيل العميل)	3,000		رصيد العميل
الإيرادات غير المكتسبة (سطر دفعة مقدمة من العميل في ملف ترحيل المخزون)		3,000	دفعة مقدمة من العميل

يدين العميل الآن بمبلغ 3,000 للدفعة المقدمة تحديدًا، وتحمل أنت التزامًا مقابلًا — فلم تكتسب هذا الإيراد بعد، بل استلمت (أو يُستحق لك) عربونًا عليه فقط.

3. العميل يدفع فاتورة الدفعة المقدمة. تسويتها عبر يومية دفع العملاء، كأي فاتورة أخرى:

الحساب	مدين	دائن
البنك/النقدية	3,000
الحسابات المدينة (الدفعة المقدمة)		3,000

تصبح معاملة فاتورة الدفعة المقدمة نفسها الآن مسوّاة بالكامل وتُغلق.

التسوية والتطبيق التلقائي

سدّد فاتورة الدفعة المقدمة بالطريقة نفسها التي تسوّي بها أي معاملة عميل أخرى — عبر يومية دفع العملاء، من معاملات العميل أو من المعاملة المفتوحة لفاتورة الدفعة المقدمة نفسها. ولا يوجد مسار خاص "لدفع الدفعة المقدمة".

في اللحظة التي تصبح فيها فاتورة الدفعة المقدمة مسوّاة بالكامل (تنتقل حالتها إلى مغلق)، يقوم النظام تلقائيًا — في الطلب نفسه، دون مهمة خلفية ودون خطوة يدوية "تطبيق الدفعة المقدمة" لتشغيلها — بما يلي:

1. إنشاء مستند عكس فاتورة الدفعة المقدمة وترحيله، معكوسًا عن سطور الفاتورة الأصلية، ليعكس قيدَي مدين الحسابات المدينة / دائن الإيرادات غير المكتسبة:

   الحساب	مدين	دائن	نوع الترحيل
   الإيرادات غير المكتسبة (سطر دفعة مقدمة من العميل في ملف ترحيل المخزون)	3,000		دفعة مقدمة من العميل
   الحسابات المدينة (حساب ملف ترحيل العميل)		3,000	رصيد العميل

2. تسوية ذلك العكس مقابل المعاملة المفتوحة لـفاتورة المبيعات الأصلية نفسها، بكامل مبلغ الدفعة المقدمة — فيُخفَّض الرصيد المستحق لفاتورة المبيعات من 10,000 إلى 7,000. وإذا كان الخصم النقدي لفاتورة المبيعات لا يزال ضمن مهلته في تلك اللحظة، تضخّم التسوية المبلغ بشكل تناسبي حتى يظل الخصم النقدي الصحيح معترفًا به على الجزء الذي غطته الدفعة المقدمة للتو.

يدين العميل الآن بالـ 7,000 المتبقية فقط، وتُسوّى عبر يومية دفع عملاء اعتيادية مقابل فاتورة المبيعات كأي فاتورة ليس لها دفعة مقدمة على الإطلاق.

يحدث ذلك تلقائيًا — فلا توجد خطوة "تطبيق" مستقلة في هذه الواجهة

تتطلب بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات إجراءً يدويًا "تطبيق الدفعة المقدمة على الفاتورة" بعد دفع العربون. أما هنا، فتسوية فاتورة الدفعة المقدمة هي ذلك الإجراء — فبمجرد إغلاقها، يُطبَّق مبلغها على فاتورة المبيعات المرتبطة دون أي إدخال إضافي.

مثال عملي من هذا التطبيق. يبلغ إجمالي فاتورة المبيعات SI-000000015 (Apex Distributors) مبلغ 5,090.38 درهم. وينتج مقترح دفعة مقدمة بنسبة 10% فاتورة دفعة مقدمة بمبلغ 509.04 درهم. وبعد ترحيلها ثم تسويتها بالكامل:

• تُغلق معاملة فاتورة الدفعة المقدمة نفسها (الرصيد 0).
• تُغلق الدفعة المسوّية (الرصيد 0).
• تظهر معاملة عكس فاتورة الدفعة المقدمة، مغلقة بالفعل (الرصيد 0).
• ينخفض الرصيد المفتوح لفاتورة المبيعات SI-000000015 نفسها من 4,465.13 إلى 3,956.09 — فيدين العميل الآن بمبلغ أقل بـ 509.04، دون دفعة منفصلة على فاتورة المبيعات نفسها.

العرض في فاتورة المبيعات

تكتسب صفحة تفاصيل فاتورة المبيعات الأصلية علامة التبويب الدفعات المقدمة بمجرد إنشاء دفعة مقدمة عليها، وتسرد كل فاتورة دفعة مقدمة مطبقة برقمها، والمبلغ، والعملة، وتاريخ التطبيق — أي تاريخ تنفيذ التطبيق التلقائي الموضح في القسم السابق فعليًا.